Om du någon gång har fakturerat en kund i ett annat EU-land, beställt varor från en utländsk leverantör eller registrerat ett företag för moms har du stött på begreppet. Men vad är VAT-nummer egentligen, och varför frågar alla efter det så fort en affär går över en landsgräns?
Kort svar: ett VAT-nummer är ditt företags momsregistreringsnummer i internationell form. Det är den identitet som säljare och köpare använder för att visa att de är momsregistrerade företag – inte privatpersoner. Här går vi igenom vad numret betyder, hur det svenska formatet ser ut, var du hittar ditt eget och hur du kontrollerar någon annans.
Vad är ett VAT-nummer?
VAT står för Value Added Tax, alltså moms på svenska. Ett VAT-nummer är därför helt enkelt ett momsregistreringsnummer – en unik identifierare som visar att ett företag är registrerat för moms i ett visst land.
I Sverige är det Skatteverket som tilldelar numret när ditt företag momsregistrerar sig. Du behöver alltså inte ansöka om ett VAT-nummer separat: det följer med momsregistreringen. Alla EU-länder har motsvarande system, vilket är hela poängen. När företag i olika länder handlar med varandra behöver de ett gemensamt sätt att bevisa att motparten faktiskt är ett momsregistrerat företag.
Ett VAT-nummer är inte samma sak som ett organisationsnummer, även om de i Sverige hänger ihop – mer om det längre ner.
Så ser ett svenskt VAT-nummer ut
Formatet på ett svenskt VAT-nummer är enkelt när man väl sett det:
- Landskoden SE först
- Därefter företagets organisationsnummer med tio siffror, utan bindestreck
- Sist två extra siffror, normalt 01
Ett svenskt VAT-nummer består alltså av SE följt av tolv siffror, till exempel SE556123456701. Har du enskild firma bygger numret i stället på ditt personnummer, men uppbyggnaden är densamma.
Andra länder har andra format. Ett tyskt nummer börjar med DE, ett danskt med DK, ett finskt med FI och så vidare – och antalet siffror varierar mellan länderna. Det är därför ett nummer som ser felaktigt ut inte nödvändigtvis är fel; det kan bara vara ett annat lands format.
Var hittar du ditt VAT-nummer?
Ditt eget nummer hittar du snabbast på något av dessa ställen:
- Skatteverkets registreringsbevis för moms, som du fick när företaget registrerades
- Mina sidor hos Skatteverket, där momsregistreringen framgår
- Egna fakturor och avtal – numret ska stå på fakturor du redan skickat
Om du bara har organisationsnumret till hands kan du i praktiken räkna ut ditt svenska VAT-nummer själv: ta bort bindestrecket, sätt SE framför och 01 efter. Men lita inte blint på uträkningen – kontrollera alltid mot registreringsbeviset, eftersom ändelsen i undantagsfall kan vara en annan.
VAT-nummer, organisationsnummer och EORI – vad är skillnaden?
De tre begreppen blandas ihop ofta, men de fyller olika funktioner:
- Organisationsnummer identifierar företaget som juridisk person i Sverige. Alla registrerade företag har ett.
- VAT-nummer (momsregistreringsnummer) visar att företaget är registrerat för moms. Bara momsregistrerade företag har ett.
- EORI-nummer används i tullhanteringen vid import och export utanför EU. Det är Tullverket, inte Skatteverket, som hanterar det.
Ett företag kan alltså ha ett organisationsnummer utan att ha ett VAT-nummer, till exempel om verksamheten inte är momspliktig eller ligger under gränsen för momsbefrielse. Vilken den gränsen är just nu framgår på Skatteverkets webbplats – den har justerats flera gånger, så kontrollera aktuell nivå i stället för att gå på hörsägen.
Så kontrollerar du en kunds VAT-nummer
Det här är den del många hoppar över – och det är den som kostar pengar när det går fel. Innan du fakturerar ett företag i ett annat EU-land utan moms måste du kunna visa att kundens VAT-nummer var giltigt vid affärstillfället.
EU-kommissionen driver en gratis kontrolltjänst som heter VIES, där du klistrar in landskod och nummer och får direkt besked om numret är giltigt. Gör så här:
- Kontrollera numret innan du skickar fakturan, inte efteråt
- Spara beviset – skärmbild, utskrift eller det referensnummer tjänsten kan ge
- Kontrollera om igen vid återkommande fakturering till samma kund, eftersom registreringar kan upphöra
Ett ogiltigt nummer betyder inte alltid att kunden ljuger. Ofta handlar det om en felskriven siffra, ett mellanslag på fel ställe eller att företaget just har bytt bolagsform.
Därför spelar VAT-numret roll vid handel inom EU
Vid försäljning av varor och tjänster mellan momsregistrerade företag i olika EU-länder tillämpas normalt omvänd betalningsskyldighet. Det innebär att du som säljare fakturerar utan svensk moms och att köparen i stället redovisar momsen i sitt eget land.
Förutsättningen är att du har kundens giltiga VAT-nummer, att det står på fakturan tillsammans med ditt eget, och att du hänvisar till att omvänd betalningsskyldighet gäller. Försäljningen ska dessutom rapporteras till Skatteverket i en periodisk sammanställning.
Saknas ett giltigt nummer är utgångspunkten en annan: då kan affären behöva behandlas som försäljning till privatperson, med moms. Det är därför kontrollen är värd de trettio sekunder den tar.
Vanliga misstag med VAT-nummer
- Mellanslag och bindestreck. Skriv numret i en följd, utan tecken emellan.
- Fel landskod. Grekland använder EL, inte GR – en klassiker som stoppar många kontroller.
- Att blanda ihop kundens och sitt eget nummer på fakturan. Båda ska med, tydligt märkta.
- Att lita på kundens egen uppgift utan kontroll. Det är säljaren som får problem, inte köparen.
- Att glömma den periodiska sammanställningen efter en momsfri EU-försäljning.
Kort sammanfattat
Ett VAT-nummer är ditt momsregistreringsnummer i internationell form. I Sverige består det av SE plus organisationsnumrets tio siffror plus 01, det tilldelas av Skatteverket i samband med momsregistreringen och det är helt avgörande när du handlar med företag i andra EU-länder. Kontrollera alltid motpartens nummer innan du fakturerar utan moms – och spara kontrollen.
Vill du ha koll på fler nummer som dyker upp i affärslivet har vi också förklarat vad ett IBAN-nummer är och hur du hittar ditt och hur clearingnummer fungerar.
Den här artikeln är allmän information om hur VAT-nummer fungerar och är inte skatterådgivning anpassad efter din situation. Regler och beloppsgränser ändras – kontrollera alltid aktuella uppgifter hos Skatteverket, eller stäm av med din redovisningskonsult, innan du fattar beslut.
