Sedan 60 år tillbaka har de öppna kontorslandskapen brett ut sig över världen. I syfte att öka kommunikationen och samarbetet mellan olika personer och funktioner på företaget så ”revs murarna”. Dessutom var det ett utrymmessparande sätt och företag kunde spara enorma summor på att ha fler personer på mindre yta. Men med dagens ökade grad av digitalisering ser behovet av kontor annorlunda ut idag, och med det krävs andra typer av kontorslösningar.
Men i dagens arbetsvärld, och i synnerhet i den digitala branschen, är behovet av en fast kontorsplats mycket liten. Såväl telefoner som datorer är bärbara och mycket av informationen är tillgänglig via olika molnlösningar. Genom VPN-tunnlar är det dessutom möjligt att säkert koppla upp sig mot företagets servrar trots att du inte är på kontoret. Arbetsuppgifterna är dessutom mer projektbaserade, och arbete sker i tillfälligt sammansatta grupper där olika expertkompetenser behövs i olika delar av projektet.
Nu ska vi inte kasta ut babyn med badvattnet, öppna landskap kan vara ett effektivt sätt att organisera sitt kontor för vissa företag. Det har dessutom visat sig öka samarbete och samhörighet mellan medarbetare. Om chefen också finns i landskapet blir dessutom tillgängligheten och möjligheten till direkt feedback betydligt större. Men öppna landskap är inte för alla.
Många företag har börjat uppmärksamma att platserna i det öppna landskapet allt mer ofta gapar tomma. Projektgrupper söker sig till konferensrum eller lokaler utanför de egna (caféer etc.) för att brainstorma och driva projektet framåt. Lösningen kallas aktivitetsbaserade arbetsplatser, där olika delar av kontoret är avsedd för olika typer av arbetsuppgifter.
Några exempel på dessa olika kontorsavdelningar kan vara:
- Små rum för att sitta själv eller ringa samtal
- Runda bord för diskussioner och möten
- Avskilda rum med whiteboardtavlor på alla väggar för brainstorming och kartläggning.
- Caféavdelning för socialt utbyte och arbete för de som vill ha ”bakgrundsljud”
Företag som Vasakronan och Martela har båda implementerat aktivitetsbaserade arbetsplatser och upplever att fler medarbetare befinner sig på kontoret, eftersom lokalen erbjuder möjlighet för fler att utföra sina arbetsuppgifter på önskat sätt. En av de första att skapa den här typen av arbetsplatser var dock Google, som är kända för sina kreativa arbetsplatser.
Funderar du nu på om aktivitetsbaserade arbetsplatser kan vara något för ditt företag. Börja med att gå igenom vilka olika typer av arbeten som utförs på kontoret och vilka flaskhalsar som finns idag. Ett vanligt problem är till exempel att konferensrummen alltid är fullbokade. Det kan betyda att medarbetarna håller många möten, eller att de använder konferensrummen för att arbeta ostört. Då kanske ljuddämpade områden med plats för 1-5 medarbetare är vad som behövs, snarare än fler konferensrum. Målet är att skapa ett effektivt utnyttjande av företagets resurser, i det ingår såväl medarbetarna som lokalerna.