Du har säkert själv varit med om det: Du har fått ett uppdrag men känner att du inte får möjlighet att ta ansvar för det eftersom chefen hela tiden kontrollerar vad du gör och hur du gör det. Få saker kan vara så frustrerande som när du upplever att chefen vill vara med och detaljstyra i ett uppdrag. Samtidigt är chefen bara mån om att allt rullar på, vill vara med närvarande som chef och jobba med kontinuerlig uppföljning. Så trots att båda bara vill göra ett bra jobb blir inte situationen gynnsam för någon.
Varje uppgift måste åtföljas av ett mandat, ett utrymme inom vilket uppgiften förväntas lösas. Det kan handla om tidsramar, budget och andra typer av resurser. Det är chefens uppgift att se till att nödvändiga resurser finns för att uppgiften ska kunna lösas. Samtidigt är det medarbetarens uppgift att se till att hålla sig inom de givna ramarna för att lösa uppgiften. Framsteg och eventuella risker eller svårigheter måste rapporteras till chefen för att göra eventuella omprioriteringar eller justera tillgängliga resurser.
Allt detta kan ju låta mycket enkelt, men sedan kommer människor in i bilden, och då blir det genast mer komplicerat. Det kan finnas en övertro på din förmåga att lösa uppgifter inom givna ramar, eller en förhoppning om att allt kommer att gå i lås. Förutsättningarna kan ändras genom sjukdom, nya regelverk eller att andra avdelningar inte gjort vad som förväntas. Chefen kan dessutom vara mån om att allt går som planerat till följd av att det är ett viktigt uppdrag, eller att dåliga erfarenheter från tidigare skapat en osäkerhet kring att lita på medarbetarna.
Orsakerna kan vara många, men det är ett faktum att kontinuerlig uppföljning av projekt är nödvändiga i många fall. Inte minst för att du som medarbetare faktiskt ska känna att chefen vill hjälpa dig att kunna göra ett så bra arbete som möjligt. Men samtidigt vill du inte känna dig kontrollerad.
Så hur ska då uppföljning ske utan att det känns som detaljstyrning och kontroll? Några nyckelpunkter är följande:
- Var tydlig med när rapporter ska ske, och hur. En kort daglig avstämning varje morgon? Veckomöte? Skriftligt rapportkort, etc?
- Hitta ett system för enkel uppföljning som inte kräver utförlig information. Exempelvis ”stoppljusmetoden” som använder sig av för att symbolisera stoppljusfärger för att symbolisera projektets status.
- ”Rött” är ”problem, vi löser inte uppgiften utan hjälp”,
- ”Gult” innebär ”det ser okej ut, men det finns riskmoment”
- ”Grönt” betyder ”allt är lugnt, arbetet flyter på”.
- Ställ frågor som inbjuder till utvecklande diskussion: ”Hur kan jag agera för att underlätta ditt arbete?” eller ”Vad skulle göra arbetet lättare/snabbare/mer effektivt?”
- Ha en problemlösande attityd. Det kommer dyka upp bekymmer, förseningar och andra typer av utmaningar, men genom att fokusera på hur problemet ska lösas öppnas möjligheten för kreativa samarbeten snarare än skuldbeläggning. Lita på att såväl chefen som dina kollegor och medarbetare är intresserade av att göra ett så bra jobb som möjligt.
I grund och botten handlar det alltså om kommunikation mellan två eller flera individer. Men det har visat sig att kommunikation faktiskt kan vara något av det svåraste som vi människor engagerar oss i. Så får du inte till en bra uppföljning första gången, försök igen!