Spara tid med ett effektivt tidsredovisningssystem

Tidsredovisning är en av de viktigaste delarna av alla företag. Oavsett om du behöver hålla koll på tiden för fakturering eller om du helt enkelt är intresserad av att förbättra arbetsflödet är det bra att ha ett verktyg som ger korrekt information om hur lång tid vissa uppgifter tar.

Här nedan följer en liten guide på hur ditt företag kan nå ett framgångsrikt genomförande av tidsredovisning.

  • Vi fungerar alla olika och vi har alla olika färdigheter, vilket bör vara det främsta att ta med under uppbyggnaden av ett nytt system på arbetsplatsen. Systemet ska vara lätt för alla att hantera och det är bra om företag förser arbetarna med en tydlig information om vad som ska rapporteras, på vilket sätt och varför det är viktigt.

  • Analysera vad som behövs för att arbetet ska underlättas med ett kvalitativt tidsredovisningssystem, så är det mer säkert att det tas fram ett system som är hållbart för ditt företag. Behövs det flera enheter för att avklara rapportering i tid och kanske även några mobila enheter? Om det går åt för mycket tid till att avklara rapportering i god tid, så kan det skapa irritation, på grund av att andra arbetsuppgifter blir lidande.

  • För att underlätta arbetet i ert tidsredovisningssystem, lägg till en funktion där det är möjligt för arbetarna att lägga in eventuell kommentar, utöver tidsredovisningen. Detta kan bespara er tid, om det exempelvis förekom förseningar eller andra problem, så kan man lägga in anledningar till dessa här. Inte bara för att detta sänder vidare information till kunder, utan även för att denna information kan utgöra grund för framtida förbättringar för liknande projekt.

  • Det kan vara lätt hänt att man är för snabb med att sköta tidsredovisning, till exempel under tidspress eller när man har många saker i huvudet. Om ni väljer att information ska sparas automatiskt, så är det större chans att all information kommer fram. Det gör även systemet mer tidseffektivt.

  • Förse alla arbetstagare med information om fördelarna i arbetet med tidsredovisning, så alla kan förstå fördelarna med att lägga tid på detta. Visa alla steg i processen och varför deras rapporter om tid och eventuella kommentarer är ett viktigt led i arbetet, och hur mycket det betyder för företaget.

  • Ett effektivt sätt att spara tid är att använda programvara för tidsregistrering online, som gör det möjligt att hålla reda på vad man gör vid varje given tidpunkt. Detta medför att information kommer fram snabbare och på en del arbetsplatser kan det fungera bättre med att kunna rapportera om olika sätt regelbundet under dagen. Till exempel där det är skiftgång dygnet runt.

  • Det är viktigt att se till att det blir smidigt arbete för alla parter, vilket bland annat kan göras genom att specifika personer får ansvaret om att tidredovisa eller att den ska genomföras under specifika tider. Hitta ett sätt som passar företaget och arbetsuppgifterna som bäst. 

Ett tidsredovisningssystem ska utgöra en god tillgång för alla, så eftersträva även att kommunicera regelbundet om eventuella förbättringar med systemet. Till exempel att det har framkommit att arbetet med att redovisa tider kan göras mer effektivt om några får tillgång till mobila enheter.