Vi ställde tidigare frågan på Linkedin och Facebook om ni läsare hade case att dela med er av gällande er digitalisering. Jonas Ortman på Action Dialog skickade in företagets lösning på hur man kan ha koll på arbetsbelastningen.
> Maila gärna case till redaktion@dagensanalys.se
Enligt Jonas har de utvecklat en ny digital rutin som gör att företaget får en överblick av arbetsbelastningen via dialogrutor som sammanställs.
Hur går det till?
Varje måndagsmorgon får jag och mina kollegor ett mail med länk till några frågor om veckan som kommer plus några följdfrågor om deadlines etc. Sen några korta frågor om föregående veckas arbetsbelastning. Klockan 10 sammanställs resultatet och alla får en översikt. Inga hemligheter, alla ser allas svar.
Hur länge har ni haft den här rutinen?
Den här rutinen har vi haft i två år nu, så utöver att det ger en snabb översikt varje vecka över vad alla gör och behöver hjälp med så har vi statistik över arbetsbelastning per medarbetare och när på året arbetstoppar ligger.
Veckoplanering och stressuppföljning i ett. Enkelt och automatiserat!
Har ni sett några effekter?
Ja, det här har gjort att vi blivit bättre på att fördela arbete utifrån arbetsbelastning. Alla ser tydligt vid veckans start vilka som kommer behöva avlastning och vilka som kan hugga in. Alla tvingas också att vara mer förutseende i de uppgifter där man behöver ta hjälp av andra internt, eftersom det också ska anges i måndagsenkäten.
Här några skärmdumpar för hur det ser ut:
