Att vara en problemlösare är något som personer ofta profilerar sig som, och även något som företag letar efter. Men vad innebär det att vara bra på att lösa problem? Är det när man snabbt kommer på en lösning och implementerar den, eller när man gör noggranna efterforskningar om vilken lösning som faktiskt ger bäst resultat med minst risk för bakslag?
Visst har du träffat personer som är snabba att hitta lösningar direkt börjar jobba för att implementera dem. Skulle det bli fel så är devisen ”hellre röra sig och behöva ändra kurs än bara stå still”. Men hur ofta blir det egentligen fel? Och hur ofta känner personer i omgivningen att de hade kunnat bidra med kunskap som hade lett till ett annat beslut och därmed ett bättre resultat? I min erfarenhet leder beslut fattade på ”magkänsla” oftare till större problem längs vägen.
Att lösa ett problem görs helst i 7 steg, där var och ett av stegen kan innebära en kort eller en lång process.
- Erkänn att det finns ett problem. Allt för ofta ignoreras problem med ursäkten att de inte är viktiga eller har någon påverkan. Problemet kanske har uppmärksammats av någon annan, och därför måste du sätta dig in i hur situationen ser ut för att kunna förstå och se vad problemet är.
- Definiera problemet. ”Det är inte problemet som är problemet” är en gammal devis som vill visa på att det är individerna som försöker hantera problemet som är problemet. Oftast för att de arbetar med att hantera symptomen på ett problem snarare än problemet i sig. Resultatet blir brandsläckning, men utan att det som orsakar problemet är löst.
- Undersök möjliga lösningar. Ofta finns det flera olika vägar att välja, där att göra ingenting också är ett alternativ. Här är det bra att ta in tankar och åsikter från flera olika håll. Eftersom problemet redan är tydligt definierat är det också lättare att se vilka som är direkt eller indirekt påverkade av problemet.
- Definiera lösningarnas effekter, resurskrav och risk för bakslag. Det här är ofta den mest tidskrävande delen eftersom du bör undersöka effekterna av flera olika lösningar. Det vanligaste misstaget är så kallad ”information bias” dvs. du har redan bestämt dig för vilken lösning som är den bästa och all information du tar till dig stöder beslutet. Försök att vara öppen för att andra lösningar, även om de inte är perfekta, även har delar som kan minska risker eller öka effekten av en annan lösning. Den slutliga lösningen kanske är en kombination av flera olika initiala lösningar.
- Välj lösning. Här blir det en fråga om resurs/effekt. Vissa lösningar kanske helt löser problemet, men är inte möjliga att genomföra pga. av att de tar för lång tid eller kräver för mycket resurser. Men med goda och relevanta fakta vid handen om vad varje möjlig lösning innebär borde det vara förhållandevis enkelt att besluta om en lösning.
- Börja agera på lösningen. Glöm sedan inte bort att börja göra det du bestämt att ni ska göra. Det är allt för ofta som man fattar ett beslut och sedan ”glömmer bort” att faktiskt börja arbeta med lösningen.
- Prata inte om det ursprungliga problemet igen. Det här kan låta märkligt, men efter att ha börjat arbeta med lösningen så kommer allt problem som uppstår efter det att vara ”nya” problem. Du har redan påverkat det ursprungliga problemet, så om något inte blir som du tänkt dig så är det nya förutsättningar som gäller för att hitta en ny lösning. Däremot kan du säkert återanvända en del av det arbete du redan gjort, men du behöver ha i åtanke att problemet som du nu har är lite annorlunda.
Givetvis kan det kännas omständligt att alltid gå igenom en sjustegs-process när man har ett problem. Men att ha dessa punkter i åtanke kan i alla fall minska risken för att du faller i de vanligaste groparna. Att angripa fel problem, att själv spåna fram alla möjliga lösningar, att inte ta in information om alla möjligheter, att glömma bort att agera och slutligen att återvända till ett problem som inte längre finns.