Sitter du som chef och inser att du behöver delegera bättre till dina medarbetare? Eller är du en av dessa medarbetare och funderar kring vad som förväntas av dig när du får en uppgift delegerad. Delegering är något som många pratar om, men det är inte helt enkelt alla gånger. Kan du till exempel delegera ett ansvar?
Att en person inte kan göra allt blir allt mer tydligt i dagens arbetsvärld. Uppgifterna har blivit allt mer komplexa, och vi arbetar i team för att olika kompetenser ska kunna samarbeta med att lösa en uppgift. Ofta behöver även uppgifter som du som chef sitter med delegeras till medarbetarna och anledningarna till detta kan vara flera. Dels kan det finnas kompetenser hos medarbetarna som gör att uppgiften utförs bättre och snabbare än om du som chef skulle göra den. Dels kan det frigöra tid som du som chef kan lägga på arbetsuppgifter som ingen annan kan utföra, exempelvis att genomföra lönesamtal med dina medarbetare.
Men vad kan du då delegera? En gammal devis gör gällande att du bara kan delegera uppgifter, aldrig ansvar. Tanken med det är att du som chef alltid är ansvarig för din avdelning. Ju högre upp i organisationen, desto större blir ditt ansvarsområde. Dina medarbetare är givetvis ansvariga för sina handlingar, men du som chef är ytterst ansvarig för resultatet. Det är således uppgifter som kan delegeras, och med dem bör även ett mandat följa.
Men hur delegerar du då uppgifter? Effektivast är om uppgiften delegeras i form av ett önskat slutmål, vilka ramar som finns i fråga om bland annat tid och plats, vilka resurser som finns tillgängliga, bland annat i form av ekonomi och eventuella resurspersoner. Tanken är att i så liten utsträckning som möjligt bestämma HUR något ska göras, utan fokusera på VAD som ska göras. Det gör nämligen att medarbetarna får möjlighet att använda sin kunskap och erfarenhet till att lösa uppgiften. Du har ju delegerat för att du vill ha ett bättre resultat och få tid för andra uppgifter. Om du dikterar hur uppgiften ska lösas kunde du lika gärna ha gjort den själv.
Med uppgiften behöver ett mandat följa, det kan exempelvis röra sig om en budget eller tillgång till olika resurspersoner. Det kan också handla om att få tillgång till vissa data eller viss materiel. Huvudpoängen är att medarbetaren ska ha förutsättningar att lösa uppgiften på ett effektivt och bra sätt. Om medarbetaren måste springa och fråga dig om tillstånd och resurser hela tiden låser du upp din tid istället för att frigöra den. Det skapar dessutom en frustration hos medarbetaren som inte känner att de har vad som krävs för att lösa uppgiften.
Det här kan för många tyckas självklart, men samtidigt visar samtal med medarbetare att de allt för ofta får uppgifter med en arbetsplan på detaljnivå, och sällan har fått tillräckligt med resurser för att lösa uppgiften i tid. Resultatet är att uppgifter försenas, eller att kvaliteten sänks. I båda fallen hade det varit bättre om uppgiften inte hade delegerats i första läget.