Dooer tar in 40 miljoner för att revolutionera bokföringsbranschen. Bra! Alla initiativ som görs för att lyfta en förstockad bransch måste hyllas. Hoppas bara de tar sig an de grundproblem som hindrar företags redovisningsarbete från att bli smart på allvar.
Bokföring är dötråkigt, det kan vi alla vara överens om, eller hur? Till och med jag, som jobbar med det dagligen, skriver under på det. Ett nödvändigt ont som vi helst skulle vilja vara utan. Men samtidigt en jätteindustri som alltid funnits och inte så lätt släpper taget om sin väl inmutade nisch.
På senare tid har allt fler aktörer börjat försöka picka hål på etablerade branschsanningar med hjälp av digitala system som utlovar smartare bokföring och i förlängningen bokföring som gör sig själv, utan mänsklig handpåläggning. Senast, men knappast sist i raden är svenska Dooer, med Sam Nurmi från Pingdom i spetsen, som på allvar vill låta AI göra grovjobbet i bokföringen. Läs mer om denna satsning här.
Jag hoppas Dooer har gjort en fullvärdig analys av vilka som är de verkliga problemen som gör bokföring kostsamt, stelbent, tidsödande och alltför sällan bidrar till företags utveckling. Om inte blir det väldigt svårt att göra någon verklig skillnad. Låt oss börja med att slå fast att bokföringen i sig – instansandet av siffror och bokstäver – inte är ett av de värsta problemen. Även om det finns mycket att vinna på att även det arbetet automatiseras i högre grad, är det inte där haken ligger. Den hastighet med vilken en tränad bokförare knappar in kvitton och fakturor är helt enkelt häpnadsväckande hög och inget som behöver kosta företag några stora pengar om de bara kan förhandla på rätt sätt med sin byrå. De verkliga problemen ligger snarare före och efter det arbetet.
Insamling, kontroll och strukturering av bokföringsunderlag är ett nyckelområde för hela verksamheten och ofta en svår huvudvärk. Här märks det att inte bara bokföringsbranschen utan alla delar av samhället som hanterar ekonomi, har haft väldigt svårt att dra nytta av de digitala framsteg som gjorts de senaste decennierna. Det finns fler och fler fiffiga sätt att betala i butiker, t ex med mobilen, men lik förbaskat ska man fortfarande få kvittot på papper och förväntas spara detta till bokföringen. Många stora företag envisas fortfarande med att de vill ha fakturor skickad på papper med snigelpost till någon inläsningscentral i Norrland där papperet ska scannas in för att sedan kunna distribueras digitalt i organisationen. Ja, ni hör själva hur dumt det låter. Varför får jag inte skicka fakturan digitalt direkt? Varför är faktureringsadress fortfarande lika med postadress för så många företag, när det mesta av annan kommunikation går digitalt?
Jag tror grundbulten i problemet är just att bokföring är så ointressant att nästan ingen är beredd att lägga tid och energi på att utveckla rutinerna kring det, inte ens när det går att spara tid och pengar. Så länge man kan göra som man alltid har gjort så vet man vad man ska göra och så kan man göra det med baksidan av handen. Den bokföringsbyrå som försöker ändra den inställningen hos sina kunder riskerar att skapa förvirring och missnöjdhet hos dem och så länge man kan ta ut sina arvoden ändå, sitter man lugn i båten.
Faktum är att utvecklingen har kommit längre för privatpersoner, där det blir allt vanligare att fakturor kommer digitalt in i internetbanken och där betalas med autogiro. Knasigt nog finns det leverantörer som inte ens erbjuder den smidiga tjänsten till sina företagskunder, bara till privatkunderna.
I takt med att även företag köper allt mer på nätet, kommer förstås även kvitton och fakturor digitalt (även om det inte finns någon garanti för det), men då uppkommer istället nästa problem – vilket underlag ska jag egentligen spara till bokföringen? Att generera några extra mejl från sin webbshop med orderinformation, följesedlar, fraktinformation etc i snyggt designade, färgglada uppställningar med massor av information, kostar inget extra. Följden blir att den stackars kunden inte vet ut eller in och skickar fel underlag, sådana som Skatteverket inte godkänner, till sin redovisningsbyrå. Hur länge ska vi behöva vänta på lättlästa kvitton från webb-shoppar, som skickas direkt till kundens bokföringsprogram? Varför har webb-shopp-utvecklare överhuvudtaget tänkt på precis allt, utom att köpet ska kunna bokföras?
Jämför med hur smart IT förenklat vårt liv på så många andra fronter. Se t ex på den där lilla kalenderfilen som följer med en flygbokning eller liknande. Klicka på filen så läggs informationen in i din egen digitala kalender. När får vi en motsvarande bokförings-fil och kanske en betal-fil istället för en faktura i pdf- eller epostformat? Dubbelklicka på filen i fakturamejlet, så är inköpet bokfört och betalt. Detta borde inte vara science fiction sexton år in på det inte längre så nya milleniet.
Det jag hoppas mest på, är att det ska komma en digitalisering av vanliga butikskvitton på bred front. Vad jag vill är helt enkelt att man inte ska få ett papperskvitto när man handlar med sitt företagskort, utan digital kvittoinformation rakt in i bokföringsprogrammet. Kvittoinformationen måste fortfarande i stor utsträckning granskas av en människa, för att se att utgiften hör till företaget och följer lagar och regler (AI kommer så småningom att ändra på det också förstås), men detta går förstås snabbare om man bara behöver kolla på en dataskärm, utan att röra tangentbordet. Den stora tidsvinsten ligger dock i att man inte behöver leta efter några kvitton eftersom inga kommer att saknas.
Den här förenklingen kan inte aldrig så kreativa aktörer åstadkomma på egen hand, den måste drivas av kortföretag och banker som bryr sig om sina kunder!
Problemen som måste lösas är som synes större än vad bokföringsbranschen själv klarar av. Om inte resten av samhället är med och skjuter på – kräver sant digitala lösningar för kvitton och fakturor – så kan vi i branschen inte åstadkomma mycket mer än kosmetika. Ett bra exempel på detta är Speedledger, som i några i samarbete med några stora banker, har erbjudit ett redovisningssystem som är kopplat till transaktionerna på företagets bankkonto. Systemet är på ett sätt väldigt smart och på ett annat sätt helt livsfarligt. För varje transaktion föreslås nämligen en bokföringskontering, inklusive 25% moms och sedan förväntas användaren leta fram underlag, para ihop det med transaktionen och kontrollera att konteringen och momsen är korrekt. Hur många som i ren lathet bara accepterat programmets förslag utan att ens ha sett kvittot, vågar jag inte tänka på. Om problemen ovan hade varit lösta, hade förslagen varit pålitliga och användbara i de flesta fall, men idag behövs ändå det mesta av handpåläggningen.
Men kanske är det största grundproblemet i vår bransch det som borde komma efter själva bokföringen, men som så ofta slarvas över eller glöms bort helt: presentation och analys av finansiell data. Kanske är detta nyckeln till att få en verklig förändring: att vi bokföringsbyråer ser till att våra kunder får upp ögonen för hur de kan förstå och utveckla sin verksamhet med hjälp av de ekonomiska rapporterna. Först då går bokföring från att vara något nödvändigt ont till att vara något viktigt för företag. Först när vi nått den punkten kanske vi får se rejäla krav på förbättringar från breda kretsar!