Allt fler företag använder sig av digitala möjligheter för att kommunicera. I takt med det ökar även funktionaliteten hos olika projektlednings- och samarbetsplattformar. Detta är något som mediebyrån R/GA uppmärksammade, och började för två år sedan använda sig av plattformen Slack för att öka kommunikationen såväl mellan medarbetarna som med kunderna. Effekten: 30% snabbare beslut och ökad integration mellan olika kontor.
Genom att utbilda alla medarbetare i hur plattformen fungerar, samt att koppla på funktioner som gör det roligt och effektivt att använda har R/GA lyckats få majoriteten av företagets medarbetare att dagligen använda sig av Slack. Bland annat utvecklades en sensor för pingisbordet, så att alla användare direkt kan se om det är ledigt för en match.
Den huvudsakliga anledningen till att man ville jobba med den här typen av verktyg var dock att minska mängden fysiska möten, eftersom det är notoriskt svårt att synka kalendrar när det är fler än två som ska träffas. Mängden tid som går åt bara till att hitta en tid att ses kan i vissa fall överstiga den tid som mötet faktiskt tar. Att då göra det möjligt att snabbt uppdatera sig om status för ett projekt, samtala via chat eller videokonferens och att enkelt generera rapporter för såväl kunder som chefer ger mer tid till medarbetarna att göra det jobb de är anställda att göra.
Alla ovan nämnda funktioner finns så klart redan, men oftast har företag olika program för olika funktioner. Man kommunicerar via ett chatprogram, har ett annat för videokonferenser och ett tredje för mail. Rapportsystemet är ett fjärde program som inte är direkt sammankopplat med projektledningssystemet som inte alla på företaget använder. Det blir helt enkelt stor utmaning för medarbetarna att lära sig, och även att komma ihåg handgreppen för de olika programmen. Fördelen med en samlad plattform är att medarbetarna bara behöver förhålla sig till ett program, vilket i sig ökar effektiviteten och minskar tidsåtgången.
Det handlar så klart inte om att ersätta alla fysiska möten med digital kommunikation. Att kunna träffas och prata är oerhört viktigt för att ett team ska känna samhörighet och fungera väl tillsammans. Men genom att minska behovet av att träffas för varje sak som behöver teamets samlade kompetens så kan teamets effektivitet öka. Dessutom blir de fysiska mötena då mer värdefulla, och fyller ett faktiskt behov eftersom de sker när teamet behöver det och inte bara av slentrian. Många upplever redan idag att ”möteskarusellen” ofta minskar effektiviteten eftersom det inte finns tid att jobba.
Så hur ser det ut på din arbetsplats? Springer du från möte till möte, men känner ändå att du inte får grepp om helheten? Har du svårt att få tid att ostört jobba med de projekt du faktiskt har ansvar för? Då kanske det är dags att undersöka de integrerade plattformar som idag finns att tillgå.