Det pågår hos flera myndigheter ett frenetiskt och lovvärt arbete för att göra det möjligt att lämna in årsredovisningar digitalt. Underbart och inte en dag för sent, tycker förstås vi på dagensanalys.se. Så tråkigt då att Bolagsverket, som leder arbetet, har valt ett huvudspår som kommer att försena den efterlängtade växlingen bort från pappersboksluten.
Aktiebolag intar av hävd och gammal lagstiftning en särställning i den brokiga floran av svenska bolagsformer. Inte bara är det den enda bolagsformen som kräver ett insatskapital, oavsett om verksamheten i sig är beroende av en finansiell grundtrygghet. Det är också den enda bolagsform som varje år ska lämna två snarlika ekonomiska redogörelser till olika svenska myndigheter. Skatteverket belägger, i skarp konkurrens, en tätposition när det gäller att digitalisera medborgares uppgiftslämnande och har sedan länge erbjudit företag möjligheten att på ett smidigt sätt lämna digitala deklarationer. Bolagsverket har däremot, delvis hindrade av ett föråldrat regelverk, dragit benen efter sig och kräver fortfarande årsredovisningar på papper.
Men nästa år är det tänkt att de första spikarna i den analoga kistan ska börja hamras in och det ska bli möjligt att lämna ett aktiebolags årsredovisning digitalt. Det kommer att ta några år innan myndigheten kan kräva att alla aktiebolag redovisar digitalt, inte minst för att dagens rutiner med pappersredovisning är djupt rotade hos svenska företag och deras redovisningsbyråer. Arbetet kompliceras också av att gruppen aktiebolag är allt annat än enhetlig. Där finns allt från de allra största företagen, med global verksamhet och avancerade koncernstrukturer, till enpersonsbolag som inte ens har omsättning nog för att ge ägaren någon lön. Aktiebolag startar man av en mängd olika skäl, absolut inte bara för att kunna växa och hålla ordning på anställda, inventarier, stora tillgångar, skulder och risktagande. Möjligheten att undkomma marginalskatt och den tydliga rågången mellan ägarens privata ekonomi och företagets, är väl så viktiga skäl, bland många andra.
Det är inte Bolagsverket själva som har vaknat och gärna velat digitalisera, trots att de varje år har stora problem med att hålla ordning på den kvarts miljon årsredovisningar som kommer in till huvudkontoret i Sundsvall. Det är regeringen som har gett uppdraget att digitalisera och tidtabellen som följde med var både ambitiös och optimistisk. Att det skulle bli nödvändigt att börja i en ände och skapa en lösning som prioriterar en viss typ av företag, för att i senare omgångar göra anpassningar för de andra, var självklart. Det som förbryllar oss på dagensanalys.se är att Bolagsverket då valde att satsa på de större bolagen med de mer komplexa årsredovisningarna.
Den digitala utvecklingen inom ekonomi och administration i Sverige har gått fort de senaste åren, men det är framför allt privatpersoner som visat att de är beredda att ställa om och dra nytta av de nya möjligheterna. Det är privatpersoner som lägger betalningar på autogiro, som älskar Swish, som mer än gärna handlar på nätet och som bokar sina resor via en app i mobilen. Det räcker med att gå till Skatteverket för att hitta en myndighet som förstår att det är hos de enskilda människorna – företagare eller inte – som förändringskraften finns. Där var det de enskilda firmorna – bolagsformen som är direkt knuten till ägaren som privatperson – som tidigast och bäst (riktigt bra) fick en komplett digital möjlighet att deklarera. Genom några enkla lockbeten har Skatteverket förmått i stort sett alla vanliga skattebetalare att deklarera digitalt. Långt borta är den tid då en normalbegåvad person var tvungen att anlita professionell deklarationshjälp för sin privata deklaration.
Men Bolagsverket väljer att börja med de aktiebolag vars årsredovisningar är så pass avancerade att de behöver använda ett bokslutsprogram. Någon direkt ingång för att mata in siffrorna direkt hos Bolagsverket och godkänna årsredovisningen med bank-ID, som de minsta företagen kan göra hos Skatteverket, kommer inte att finnas. Vi tror att det kommer att försena digitaliseringen av årsredovisningar med flera år och skapa en osäkerhet som absolut inte är till nytta för projektet. Hotet mot digitaliseringen kommer från tre håll:
– Den lösning Bolagsverket valt, ställer krav på att tredje-parts-leverantörer är intresserade och hakar på med blixtens hastighet. Leverantörer av bokslutsprogram måste skapa lösningar som passar Bolagsverkets gränssnitt, programvaror för verifiering och digitala signaturer måste hakas på och redovisningsbyråer måste vara intresserade av att vägleda sina kunder genom processen. En del kommer definitivt att göra det – det finns ett stort intresse för digitalisering bland många stora aktörer i branschen – men det kommer också att finnas de som är nöjda med tingens ordning och som kommer att vänta och se.
– Större bolag är mer trögrörliga än mindre. Även här finns det de som kommer att gå i bräschen och ta chansen att digitalisera, men man måste också komma ihåg att redovisning inte är en kärnverksamhet för några företag utanför redovisningsbranschen. Att byta rutiner, även de allra enklaste och mest banala, tar tid och kraft för ett större företag och finns det då en existerande rutin som fungerar bra, ägnas hellre kraften åt projekt som gynnar kunder och försäljning.
– De allra minsta bolagen, där bokslutet i stort sett är klart redan när årets sista momsredovisning är gjord, har inget behov av något bokslutsprogram. Även om de allra billigaste bokslutsprogrammen bara kostar några hundralappar per år, känns det som en helt onödig utgift för glädjen att få skicka in årsredovisningen från datorn istället för i ett kuvert. Sådana bolag har i allmänhet en färdig mall i Word eller Excel för årsredovisningen och att uppdatera den från ett år till ett annat, är en enkel och snabb övning, som dessutom är gratis, om allt som ska göras är att lägga in siffror som redan finns i bokföringsprogrammet. Att sådana hemmasnickrade lösningar är vanliga, fick jag bekräftat när jag för några år sedan lade ut en årsredovisningsmall för gratis nedladdning från www.juv.se och fick tillbaka en strid ström av tack.
Problemet ligger antagligen i att etablissemanget inom redovisningsvärlden har en idealbild av vad ett “riktigt företag” är. Ett riktigt företag har anställda med semesterlöneskulder, inventarier som ska skrivas av, lager som ska inventeras och värderas, upparbetade kostnader och intäkter, fastigheter och givetvis en revisor. Sådana företag finns förvisso och de utgör ryggraden i svenskt näringsliv och välfärd, men om man strikt räknar bara antalet företag, är de i minoritet. Men det är för dessa företag som lagar och regler är skrivna och det är dessa företag som Bolagsverket har haft i åtanke när de valt väg för starten av digitala årsredovisningar. En stor del av alla aktiebolag har bara en eller två ägare, inga andra anställda och en ytterst okomplicerad bokföring. I den storleksordningen återfinns många av framtidens företag; kunskapsföretag med inga andra tillgångar än en dator, en kompetent ägare och en smart affärsidé. De har inte mycket gemensamt med traditionella industriföretag, men de är också viktiga och blir ständigt fler. Genom att bortse från alla dessa små och flexibla företag, som i mångt och mycket delar egenskaper med alla privatpersoner som har valt det digitala spåret, går Bolagsverket miste om en motor som hade kunnat ge kraft åt hela digitaliserings-projektet.
Sedan några år är det möjligt för aktiebolag med mindre än tre miljoner i omsättning att välja att inte ha en revisor som granskar räkenskaperna. Denna välkomna regellättnad, som många har dragit nytta av, kommer av insikten att många företag faktiskt inte har en verksamhet som är så komplex att den motiverar någon särskild granskning. Tänk vad bra det hade varit om Bolagsverket insett att denna gräns inte är satt på måfå och att det är under den gränsen som deras bästa digitala bundsförvanter finns.
