Har du liksom jag funderat på varför vissa personer verkar vara mer uppskattade och har bättre relationer med såväl kollegor och chefer som med kunder och leverantörer.
Nyckeln ligger sannolikt inte i personens tekniska kunnande. Även om denna måste vara på en tillräckligt hög lägsta-nivå. Nej det beror troligtvis på att personen i fråga har utvecklat goda strategier för kommunikation.
I en högteknologisk värld är vi vana vid att alltid ha rätt information tillgänglig, men vi värdesätter fortfarande sättet som vi fått informationen.
Med andra ord blir vår kommunikativa förmåga avgörande för hur informationen tas emot och värderas.
För att bli en god kommunikatör behöver vi observera vad vi gör idag, och kanske ändra på vårt sätt att kommunicera. Därför kommer här 6 tips på hur du blir en bättre kommunikatör:
#1. Främja tvåvägs-kommunikation
I många fall är vi så fokuserade på att leverera information att vi glömmer att ta emot. Vi pratar helt enkelt för mycket, och levererar ”absolut” information. Det finns inget utrymme för annan input utan beslutet är redan fattat. Lyssna mer och prata mindre, samt ställ frågor för att bjuda in andra i en dialog.
#2. Kommunicera med andra – inte till andra
När vi vill att någon ska göra något eller behöver tillrättavisa någon börjar vi oftast med ”Du”, följt av en order (bör, ska, behöver etc.). Det skapar en känsla av att bli kommunicerad ”till” istället för ”med”. Öppna upp för en dialog genom att antingen inleda med ”Jag” och ett önskemål (Jag skulle uppskatta om du kunde göra det här), eller med ”Du” och ett neutralt fakta (Du informerade mig om att den här uppgiften skulle vara klar till på torsdag).
#3. Utforska positivt
När du får ett förslag eller möts av en ny idé, försök att ha en positiv approach när du utforskar. Alla idéer är inte bra, men att kommunicera att du är öppen för att undersöka potential och risker i nya idéer gör andra mer benägna att komma till dig med dem. Det är inte roligt att inse att man blivit ”nej-personen” på företaget som aktivt skjuter ner alla nya idéer.
#4. Fokusera på problemet – inte personen
Vi har ofta ganska lätt för att skylla ett problem på karaktärsfel hos andra. Att komma för sent eller inte vara klar i tid beror på att personen är lat, medan felaktigheter beror på att personen är korkad. Ett karaktärsfel är dessutom inget som vi kan göra något åt, medan ett problem kan hanteras. Fokusera på problemet och hjälp personen att komma till rätta med det istället för att lämna personen med en känsla av att vara misslyckad som individ.
#5. Validera andras känslor
I moderna verksamheter läggs mycket fokus på produktivitet och lite fokus på individens upplevelse. Vi tenderar att antingen bortse ifrån, eller nedvärdera känslor vi har inför olika situationer. ”Bry dig inte om det där” eller ”Bli inte för glad, det är inte över förrän det är över” är inte ovanligt att få höra. Men en person vars känslor värderas har ofta förmåga att bättre hantera motgångar och jobbar hårdare för att nå goda resultat. Fundera på vilken effekt följande uttalanden skulle få istället ”Jag förstår att du är frustrerad, men ska vi tillsammans se hur vi kan hitta en lösning” eller ”Vad roligt, grattis! Se nu till att ro affären hela vägen i mål!”
#6. Var tydlig med vad du tycker och tänker
Ibland kan det hända att vi använder sarkasm eller blir passivt-aggressiva när vi ger respons till andra. Det leder sällan till goda resultat och uppfattas snarare som nedvärderande och som en personlig attack. Om du ogillar ett förslag, berätta sakligt varför och hjälp personen att förstå din synvinkel. Tydlighet leder till ökad respekt, för andra vet att den kritik deras förslag får inte är tagen ur luften.
Kommunikation är något av det svåraste vi har att hantera på en arbetsplats.
Men genom att ta till dig dessa råd kan du bidra till att skapa en arbetsplats där idéer värderas och undersöks utifrån deras potential, och samarbete flyter smidigt och med mindre friktion.
För i slutändan så är det ju ändå tillsammans som vi bygger en fungerande och lönsam affärsverksamhet!