Keymetrics

Öppna kontorslandskap motverkar kommunikation och sänker produktiviteten

Forskning från Harvard Business School visar att ett öppet landskap minskar kommunikationen ”ansikte till ansikte” med hela 70%!

Kontorslandskap är idag vanligt på många företag, och tanken är att ett öppet kontor ska främja kommunikation och interaktion mellan människor. Nyttan med öppna landskap har varit starkt ifrågasatt, och även här på Dagens Analys har vi frågat oss vem som egentligen trivs i den här miljön (Vem trivs bäst i öppna landskap?).

För att gå till botten med frågan lät Harvard Business School göra en studie där två stora företag lät verksamheten övergå till ett öppet kontorslandskap för att se vad som faktiskt händer. Det ena företaget valde en enda stor öppen yta där alla medarbetare fick sitta, medan det andra företaget valde ett fåtal större rum istället för de enskilda rum som tidigare använts. Det fanns inga skärmar eller andra sätt att göra avgränsningar mellan de olika arbetsplatserna, utan endast öppna ytor för medarbetarna att interagera i.

För att undersöka kommunikationen fick varje medarbetare en så kallad ”sociometric badge” runt halsen som bland annat registrerade hur mycket och vilka personer de tittade på, samt hur mycket de pratade och lyssnade på andra. Man undersökte även hur mycket kommunikation som gick via mail och andra chatprogram. Inför bytet till ett öppet landskap hade man samlat in data på samma sätt för att kunna jämföra resultatet före och efter bytet. Det var med andra ord samma personer, med samma arbetsuppgifter, bara i en ny miljö.

Resultatet visade förvånansvärt nog på en 70% minskning av den direkta interaktionen mellan människorna. Samtidigt ökade den digitala kommunikationen med mellan 20-50%, och ersatte därför bara till viss del den förlorade direkta interaktionen. Detta gällde för båda företagen.

Hur den direkta interaktionen mellan medarbetarna kunde sjunka så drastiskt när man till synes gav ökade möjligheter för interaktion är något som forskarna inte kan svara på. Det finns dock flera olika teorier kring varför det blev på detta vis.

  • Dels försöker människor hitta andra sätt att skärma av sig från omgivningen när de inte längre har ett eget rum att sitta i. Medarbetarna upplever ökade svårigheter att koncentrera sig på sina arbetsuppgifter, och sätter därför upp mentala avskärmningar mot omgivningens ljud. Att sänka dessa mentala barriärer för att ställa en fråga till en kollega och sedan sätta upp dem igen när man fått svar är väldigt krävande. Då är det enklare att inte ta ner barriärerna och istället använda sig av textkommunikation.
  • En annan teori är att det öppna landskapet innebär att det inte går att hålla en konversation hemlig eller begränsad till ett fåtal personer. Det innebär både att medarbetare är obekväma att hålla samtal inför publik, och att man är orolig att störa sina arbetskollegor genom att prata.
  • En tredje teori är att människor blir överstimulerade av alla intryck, och får svårare att sålla viktigt från oviktigt i det ljud som omger dem. För att enklare kunna sålla ut viktig information väljer man då att istället förflytta den till ett annat kommunikationsmedium (mail och chat) för att kunna följa viktiga konversationer.

Det kan därför kännas säkert att en gång för alla fastslå att ett öppet kontorslandskap har en kraftigt hämmande inverkan på den mänskliga interaktionen på företag. Istället för att aktivt söka upp sina kollegor strävar människor i den här typen av miljöer efter att avskärma sig istället, och samtal som ofta fungerar som smörjmedel i företagsmaskineriet försvinner.

Företagen som deltog i studien meddelade dessutom att övergången till ett öppet landskap även hade en negativ inverkan på produktiviteten sett till företagens interna performance management system. Det går med andra ord inte att ersätta mänsklig direkt interaktion med digital kommunikation och tro att man ska få samma effekt.

Slutsatsen som går att dra av detta är att det verkar direkt olämpligt att gå över till ett helt öppet landskap om man vill främja mänsklig direkt interaktion och produktivitet. Vad många företag istället verkar ha haft större framgång med är så kallade aktivitetsbaserade eller funktionella arbetsplatser, där det finns olika miljöer att arbeta i beroende på vad man ska göra. Då får medarbetare med olika behov möjlighet att anpassa sin arbetsmiljö efter arbetsuppgiften som ska utföras. På så sätt får varje medarbetare bästa möjliga förutsättningar för att lösa sina arbetsuppgifter vid varje givet tillfälle.

Du kan läsa hela studien här!

På Dagensanalys.se skriver vi för alla som jobbar med digitala medier och digital marknadsföring. Vi plockar upp trender, skriver om nyheter och delar våra tips och idéer. Häng med genom att läsa Dagensanalys.se!

RELATERADE NYHEER
Så här påverkas företag av GDPR