Hjälp oss att fortsätta driva Sveriges bästa nyhetsplats för digitala marknadsförare. Donera här

Om du vill ha bäst effekter med molnet måste du först göra hemläxan

Under förra veckans Box Works fick jag möjlighet att prata med flera av Box befintliga kunder kring hur det fungerar med molnlösningar i allmänhet och Box i synnerhet. De delgav dessutom sina erfarenheter och bästa tips för att snabbt få bra ROI på övergången till molnlagring. Alla tips hittar du här!

Betygen är generellt väldigt bra, även om flera uttrycker att de skulle gått annorlunda tillväga om de skulle göra om implementeringen. Sammanfattningsvis är alla jag pratat med är ändå rörande överens om att övergången till Box är ett framsteg för företaget.

Robert Burkhart, mobile and collaboration infrastructure leader på företaget NationWide, berättar att de gick över till Box för några år sedan. Däremot valde man att bara implementera Box för de team som hade direkt behov av det och där det fanns ett bra affärscase. Nu, tre år senare, har många team gått över till att använda Box, men inte alla. Burkhart menar därför att de nog kunnat få större effekter snabbare om de skyndat på övergången. Som det är nu har de fortfarande mycket saker de skulle kunna göra med verktyget, men de vinster de redan fått hade inte varit möjliga utan Box menar han.

John Supra, vP of Solutions and Services på Care Coordination Institute (CCI) framhåller vikten av att skapa en tydlig filstruktur från början. När CCI började använda Box gjorde alla det lite på sitt sätt, vilket skapade oordning och svårighet i att hitta filer. De fick därför gå tillbaka och bygga om strukturen, något som han menar tog onödig tid och kraft. Andy Ho, vP of Technology Global Strategy Group (GSG) lägger till att strukturen även måste finnas i organisationen och administrationen av Box. Vem har ansvar för olika delar av filstrukturen, och vem får tilldela eller dra in behörigheter till olika filer och mappar? Det var två frågor som de ganska snabbt insåg att de behövde reda ut, eftersom såväl HR som IT och respektive avdelning kunde vara inne och jobba med samma del av systemet. Deras lösning var att IT jobbar med övergripande struktur och implementering av applikationer, medan avdelningscheferna är ansvariga för filstrukturen och behörigheterna i de mappar som berör sin avdelning. Det finns säkert flera sätt att göra det säger Ho, men det här fungerar bra för vår organisation.

En representant från företaget Prologis nämner också vikten av att ha en plan för hur implementeringen ska gå till, och vad målet ska vara. De förlitade sig på att medarbetarna själva skulle skapa strukturen och använda Box på ett bra och effektivt sätt. Problemet var dock att olika medarbetare hade erfarenhet av olika filsystem, och när de skulle börja samarbeta i Box blev det mycket förvirring och frustration kring att det inte fungerade som de var vana. Det här är ett problem som flera på Box också nämner, och kan leda till något som kallas ”Shadow IT”, det vill säga att det skapas en parallell IT-struktur som vissa av medarbetarna använder, medan det system som företaget beslutat om knappt används alls. Att jobba med att planera, strukturera och utbilda inför övergången till Box är därför något som Box avsatt många personer för att hjälpa företag med.

Box har satt ihop guider för att stötta migration till molnet.

Stijn Stabel, Head of Architecture and Innovation på Alcopa lyfter även han fram utbildning som en nyckelfaktor. De gav varje team en timmes utbildning vid start, men menar att de skulle fortsatt erbjuda kontinuerlig utbildning i Box en gång i månaden under hela första året för att snabbare få effekt och på så sätt öka sin ROI av att gå över till Box.

För Kenneth Luebbert, Operations Support Engineer Manager på Kansas City Power Light (KCPL) handlade det däremot om att, precis som för Burkhart och NationWide att de hade kunnat få bättre effekt snabbare om de drivit igenom övergången till Box snabbare. De valde att erbjuda teamen att själva välja om de ville använda Box, vilket enbart några få gjorde till en början och det har tagit tid att få spridning av verktyget internt. Samtidigt har tillvägagångssättet skapat ett sug efter Box i organisationen, och varje år lägger de till fler licenser i takt med att fler personer vill och behöver ha tillgång.

Överlag verkar alla jag pratat med mycket nöjda med Box, och ser såväl ökad effektivitet och förbättrade möjligheter till samarbeten inom och utom företagets gränser, som kontroll av företagets filer och att veta var dokument tar vägen. Trots att Box erbjuder stöd och hjälp, uttrycker många att de önskar att de tagit mer hjälp och lagt mer tid på att planera och strukturera arbetet med att gå över till Box. För även om systemet är enkelt så är det i vissa avseenden lite annorlunda mot hur de tidigare arbetat. För att få bästa effekt behöver man även se till att medarbetarna är väl insatta i hur systemet fungerar och utbildas i olika funktioner som kan göra arbetet såväl effektivare som smidigare. Så om du funderar på att gå över till att använda dig av en molnlösning såsom Box, se till att ta den hjälp som erbjuds, det kommer spara dig både tid och pengar i längden.

Skribent - personal och organisationsexpert

Dagensanalys

Mattias är psykolog som brinner för emotionell intelligens och personlig utveckling. Han arbetar till vardags med utveckling av ledare och medarbetare samt att se till att organisationer har rätt person på rätt plats.

Skriv en kommentar

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>