Keymetrics

Multitasking – en metod för att försena projekt

I dagens affärsvärld har det länge varit fint att multitaska och ”ha många bollar i luften”. I den digitala branschen springer men från möte till möte med vitt skilda ämnen och det är svårt att få något sammanhang där det går att sätta sig ner och få arbetet gjort. Du kanske känner igen dig? Då är det dags att ifrågasätta multitaskingen.

Om du tänker dig att du ska utföra tre arbetsuppgifter; A, B och C. De tar vardera 100 timmar att göra klart, men du tänker att du blir mer effektiv om du jobbar med alla tre samtidigt. Du multitaskar dessa tre uppgifter, för alla tre har ju en relativt kort deadline.

Vad händer nu? Jo du börjar jobba med uppgift A i ca en timme, sedan byter du uppgift och ger dig i kast med B en timme för att sedan ta tag i uppgift C en timme. Har det nu gått tre timmar är frågan? Sannolikt inte eftersom du mellan uppgift A och uppgift B behövt städa undan för att förbereda för den nya uppgiften. Dessutom har du fortfarande tankarna på uppgift A medan du börjar på uppgift B, så du börjar inte jobba ordentligt på uppgift B förrän efter ca 20-30 minuter. Samma sak händer när du byter till uppgift C. Så för att få en timmes arbete på var och en av uppgifterna har du fått lägga närmare 4 timmar.

Du tänker inte på det utan jobbar vidare, och när du har alla tre uppgifterna till 80% färdiga kommer en ny uppgift som du måste ta itu med, uppgift D. Du börjar då klämma in även uppgift D i ditt multitaskingschema, med resultatet att varje timme du lägger på uppgift D kostar dig ytterligare 20-30 minuter.

Beroende på hur ofta du växlar mellan olika uppgifter så får du mer eller mindre omställningstid. Men du kan räkna med att det tar ca 10-25% längre tid att få alla uppgifterna klara om du försöker göra alla tre mer eller mindre samtidigt.

Det finns ytterligare en negativ effekt av det hela. Uppgift A är inte klar förrän efter 398 timmars arbete, Uppgift B är klar efter 399 timmars arbete och uppgift C efter 400 timmars arbete. Utifrån sett har alltså alla tre uppgifterna tagit närmare 400 timmar att genomföra. 

Skulle du istället arbeta fokuserat med en uppgift i taget till uppgiften var klar skulle uppgift A vara klar efter 100 timmar, men en omställningstid på 30 minuter hade uppgift B varit klar efter 200,5 timmar och uppgift C efter 301 timmar.

Den där störande uppgift D hade då inte blivit aktuell förrän halvvägs genom uppgift C, och det är då ännu enklare att förklara att den kommer att tas itu med när uppgift C är klar.

Om du någonsin undrat varför det är svårt att hålla deadlines och allt arbete alltid verkar ta längre tid än beräknat så kan multitasking vara en del av svaret. Det är helt enkelt dags att testa Unitasking!

På Dagensanalys.se skriver vi för alla som jobbar med digitala medier och digital marknadsföring. Vi plockar upp trender, skriver om nyheter och delar våra tips och idéer. Häng med genom att läsa Dagensanalys.se!

RELATERADE NYHEER
Cure Media expanderar i Europa med kontor i Berlin